Löpande feedback i agila projekt
Nina Söderberg, specialistbolaget Brivalo
I denna föränderliga värld där teknik och affärsbehov snabbt förändras, är agil projektledning mer relevant än någonsin. I denna intervju reflekterar Nina Söderberg, konsult och utbildare på Brivalo, över hur övergången till agila metoder har förändrat spelet, erbjudit flexibilitet, och tillåtit team att leverera värde effektivt. Från att anpassa strategier till att arbeta utan ett fast team, delar vår expert med sig av sina insikter.
Vilken del av ditt arbete i agila projekt finner du mest givande, och varför?
För 14 år sedan var jag med om mitt första stora IT-projekt. Vi gjorde ett stort arbete med förstudie och att identifiera behov och lösningar. När vi sedan var klara och rullade ut lösningen nästan tre år senare var det stora delar som inte matchade kunderna och organisationens behov. Omvärlden hade förändrats och organisationen hade tagit några stora affärsbeslut i annan riktning.
Hade vi då varit ett agilt projekt hade vi sannolikt inte hamnat i den situationen. Vi hade haft löpande visningar av vad vi gjorde och fått feedback från intressenter. Och vår förmåga att göra anpassningar skulle vara så mycket bättre. Nu när jag får vara med och arbeta i agila projekt så är det mycket enklare att göra rätt saker som skapar värde. Det går snabbare, blir mer kostnadseffektivt och det är definitivt roligare när vi får feedback kontinuerligt.
Hur hanterar du situationer där projekt startar utan att ha alla svar på plats?
Jag tänker att det är som att bygga ett hus. Det behövs en tydlig målbild av vad vi ska bygga. Är det ett hyreshus eller en liten stuga? Vi behöver en ritning och en plan, men vi behöver inte alla detaljer från början. Vi behöver inte ha bestämt material på golven och färgen på väggarna innan vi sätter i gång. Så vi behöver vara överens om vad som är grunden i bygget och att det är tydligt för alla. Och vi ska ha en plan. Det som ska göras i närtid detaljplanerar vi, men det som är längre fram i tiden är än så länge bara en rubrik.
Vilka är de största utmaningarna med att skatta tid och kostnad i komplexa IT-miljöer, och hur har du lärt dig att navigera dessa?
Det här med att uppskatta tid och kostnad blir allt svårare och det är här det agila arbetssättet blir ett enormt stöd. Vi arbetar med tre parametrar: tid, kostnad och innehåll. En av de tre behöver vara rörlig och här är det vanligaste att tid och kostnad är fasta. Det betyder att vi har ett antal personer som jobbar i projektet och att vi har ett måldatum för när det ska vara klart. Sedan får vi löpande göra en avvägning av hur mycket vi kan få med. Det kanske är så att vi får börja med det grundläggande och sedan göra de extra finesserna efter att projektet har avslutats. När vi arbetar på det sättet så blir tid och kostnad inte så svårt. De blir våra ramar och sedan så får vi se vad vi kan åstadkomma utifrån de ramarna.
Hur bygger du och underhåller ett framgångsrikt samarbete med produktägare och Scrum Masters, speciellt när du inte har ett eget team?
Det första jag gör är att säkerställa att vi jobbar mot samma mål. Det ska vara väldigt tydligt för alla. Därefter så jobbar jag väldigt tätt med alla. Dialog är ett nyckelord. Projektet har inte ett uppdrag och förvaltning ett annat utan vi har ett gemensamt ansvar för helheten. Chefernas roll är extremt viktig i att skapa tydlighet i mål, vision och ramar.
Hur anpassar du dina metoder för agil projektledning för att möta de skiftande behoven i olika projekt?
Det finns inte ett sätt att arbeta med agil projektledning. Det behövs en verktygslåda med olika metoder och här gäller det att veta vilka verktyg som ska användas när. I kursen Agil projektledning pratar vi mycket om de olika verktygen och i vilka sammanhang de ska användas.
Vad inspirerade dig att börja arbeta med agil projektledning?
Frustration över att inte komma igång samt när vi missar målet och en stor del av det vi gjort i projektet inte används. Tidigare var intressenterna inblandade i början och i slutet av projektet. Nu ser vi till att vi har en dialog hela vägen. Det innebär också att vi får feedback under hela resans gång. Det är en sådan häftig känsla när vi får kommentarer som ”Vilket lyft det här kommer att bli för oss!” eller ”Det här kommer att göra våra kunder så glada när de slipper att ringa Kundtjänst”. Motivationen till att fortsätta jobbet ökar markant för alla.
Finns det något projekt, professionellt eller personligt, som du drömmer om att genomföra i framtiden?
När jag läste om hur de tog fram vaccin för att få kontroll över Covid-spridningen, så blev jag så glad. De började arbeta agilt! De förstod värdet av att lära på vägen, jobba parallellt, dialog och samarbete, samt att testa tidigt. Det är ett bevis på att agila projekt går att genomföra inom i stort sett alla områden. Visst vore det kul att få vara med i ett projekt som verkligen gör skillnad för många. Men med det sagt så önskar jag inte en ny pandemi 😊.
👉🏿 Nina Söderberg är högt respekterad inom området för agila metoder och agil projektledning och erbjuder kurser i ämnet, främst hos våra utbildningspartners men också företagsanpassade ute hos kund.